HỘI NGHỊ - HỘI THẢO LÀ GÌ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC NHƯ THẾ NÀO?

Vậy hội nghị là gì? Hội thảo là gì? Và cách tổ chức như thế nào là chuyên nghiệp nhất? Hôm nay TRẦN BÌNH SOUNGLIGHT sẽ bật mí tất tần tật những vấn đề này cho bạn nhé!

I: Hội nghị công ty là gì?

Khái niệm hội nghị thường dùng để chỉ một cuộc họp được tổ chức chuyên nghiệp, bài bản với mục đích là tổng kết các hoạt động và những vấn đề về của doanh nghiệp, để rút ra kinh nghiệm và đưa ra được những định hướng mới đúng đắn hơn cho thời gian tới. 

II: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp 

Bước 1: Xác định rõ ràng chủ đề hội nghị

Để tổ chức được một hội nghị chuyên nghiệp, thành công, bạn cần xác định cụ thể chủ đề. Có được bước này, bạn mới có thể dễ dàng lên kế hoạch và thực hiện các bước tiếp theo. Và cũng để bạn tránh khỏi tình trạng lạc đề trong các khâu tổ chức khác.

Bước 2: Lên kế hoạch thực hiện chi tiết

Đây sẽ là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp. Sau đây sẽ là những yếu tố cần được thực hiện: 

- Sau khi xác định mục tiêu tổ chức, bạn phải lên danh sách những khách mời sẽ tham gia

- Lên nội dung sẽ được truyền đạt trong hội nghị. Ước lượng thời gian và ngân sách chi tiết cho chương trình

- Xây dựng kịch bản cho hội nghị và làm phương án dự trù cho những rủi ro không may xảy ra. 

Bước 3: Xác định nơi tổ chức

Bước tiếp theo sẽ là xác định địa điểm tổ chức. Nếu số lượng người đăng ký quá ít, bạn có thể tổ chức ngay tại công ty để tiết kiệm chi phí, nhưng nếu có quy mô lớn hơn thì bạn nên lựa chọn trung tâm hội nghị, khách sạn hay nhà hàng để không gian hội nghị được rộng rãi, thoải mái hơn.  

Bước 4: Chuẩn bị và tiến hành tổ chức hội nghị

Khi xác định xong các bước trên, chúng ta sẽ tiến hành chuẩn bị hội nghị với các công việc như: chuẩn bị menu món ăn, truyền thông cho sự kiện, gửi thiệp mời đến đối tác hay trang trí không gian cho hội nghị….

Đến ngày diễn ra hội nghị, đội ngũ ban tổ chức cần đón tiếp đối tác, khách hàng một cách chu đáo và sắp xếp vị trí hợp lý.

Bước 7: Kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình, bạn cần đánh giá và rút ra những kinh nghiệm thực tiễn để những lần tổ chức sau sẽ càng thêm thành công.

III: Hội Thảo công ty là gì?

Bạn có thể hiểu hội thảo chính là một buổi gặp gỡ của những người có cùng đam mê, có cùng một mối quan tâm… tại một địa điểm. Họ sẽ nói chuyện và chia sẻ với nhau về những hiểu biết của mình về lĩnh vực đó.

IV: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định chủ đề và lên kế hoạch tổ chức

Xác định chủ đề sẽ góp đến 30% vào sự thành công của một hội thảo. Bởi đây chính là “trái tim” của sự kiện, chúng ta sẽ phải dựa vào đó để xây dựng nội dung sao cho phù hợp.

Sau đây sẽ là quy trình lập một kế hoạch để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp: 

- Xác định cụ thể mục đích và mục tiêu của buổi hội thảo

- Xây dựng nội dung chính và xác định thời gian, sau đó đến nơi tổ chức chương trình 

- Lên danh sách khách mời và chi phí tổ chức. Ngoài ra, nên có thêm phương án dự trù để xử lý những trường hợp rủi ro nếu xảy ra.

Bước 3: Các bước chuẩn bị và tổ chức hội thảo

Chuẩn bị trước sự kiện cũng là một bước không thể thiếu trong mọi chương trình. Chúng ta cần chuẩn bị không gian, trang thiết bị và các dịch vụ đi kèm như, nghỉ ngơi, ăn uống, đưa đón…Tiếp đến là lựa chọn hình thức truyền thông cho phù hợp và gửi thiệp mời đến cho đối tác, khách hàng.

Trong suốt quá trình diễn ra hội thảo, các bộ phận của ban tổ chức phải phối hợp với nhau để chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch và kịch bản đã chuẩn bị.

Bước 4: Kết thúc hội thảo và đánh giá tổng quan

Sau khi kết thúc chương trình bạn sẽ phải tặng quà cho khách mới và đối tác. Kế đến là quyết toán ngân sách để tổ chức sự kiện. Sau cùng là đánh giá kết quả những gì đã và chưa đạt được của chương trình, để từ đó rút ra được kinh nghiệm cho những lần sau.

V: Lý do nên chọn TRẦN BÌNH SOUNGLIGHT để tổ chức hội nghị - hội thảo chuyên nghiệp

Hoạt động gần 10 năm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị - hội thảo,TRẦN BÌNH SOUNGLIGHT đã cộng tác với hàng nghìn khách hàng trong và ngoài nước. Mỗi dịch vụ chúng tôi cung cấp đều có giá cả phải chăng nhưng chất lượng sẽ vô cùng vượt trội. 

Để có thể mang đến sự hài lòng cho khách hàng, đội ngũ nhân viên của chúng tôi không ngừng trau dồi và học hỏi kinh nghiệm qua mỗi hội nghị, sự kiện. Vậy nên nếu khách hàng đang có nhu cầu tổ chức sức kiện, hội nghị thì hãy liên hệ ngay vào số hotline của chúng tôi để được tư vấn từ A - Z nhé!